Обычные инструменты поддержки работы (в виде любых workflow-систем, включая BPM, системы управления бизнес-процессами) дают не так много для работников умственного труда. Это происходит потому, что эти системы построены на одном и том же принципе планирования. Сначала определи задачи, раздай их, потом собери воедино результаты. То есть, сначала одна задача, потом другая, одним потоком. Иногда, к счастью работников, больше чем один поток активностей может происходить в одно время. Но обычно инструменты и обучение менеджеров диктуют нам условия: как нам делать задачи, и в каком порядке.
 
Этот подход работает только для типов задач, которые повторяются и могут быть наполовину автоматизированы. Работая в которых, люди не допускаются до низкоуровневого принятия решений. Например,

• Проверки на соответствие качеству
• Строительство
• Выпуск новых версий продукта
• Сборочные линии
• Логистика
• Бухгалтерия и счета
• Торговля ценными бумагами

Но умственная работа, точнее, ум и внимание, работает совсем по-другому. Часть задач не могут быть определены заранее и повторены механически. Скорее, каждый рабочий процесс зависим от других людей, и является процессом переговоров с коллегами. Информация должна быть собрана и проверена разнообразными способами, действия должны быть чувствительны к бизнес-окружению. В этих областях, планы зачастую постоянно меняются по ходу работ. Обычные области умственного труда, которые невозможно поддерживать с помощью инструментов
"производственного процесса", это, например:

• Исследования
• Разработка продукта/услуги
• Маркетинг
• Продажи сложных продуктов
• Поддержка пользовател
• Работа с партнерами
• Управление организационными изменениями
• Управление командами
• Аудит
• Внедрение стратегии/политики
• Переговоры

"Процессы, основанные на задачах, которые описывают как сделать ту или иную задачу. Эти процессы в основном регламентируются ИТ-системами и управляют "ресурсами". В то время как процессы, основанные на людях, определяют или описывают, как люди работают вместе. Обе части важны для бизнеса. Однако, они совершенно разные, и не могут одинаково хорошо поддерживаться одним набором политик и технологий"

::("BPM, BKM, and the Seven Ps: Processes," Michael Dortch, Aberdeen Group,April 2007)
Чтобы проиллюстрировать недостатки ПО, которое базируется исключительно на определении задач, вспомните о странной, но повсеместной трагедии современного "рабочего места". Людей нанимают за их умственные качества (способность к аналитике, стратегическое мышление, креативность и т.д.) и потом их за это штрафуют.
 
Когда рабочие процессы будут поставлены на место, которое действительно отражает, что люди хотят сделать и достичь, менеджеры смогут заняться своей настоящей работой: поддерживать начинания сотрудников, улучшая условия их работы.
 
Организации должны научиться использовать время и умственные усилия своих сотрудников в исследованиях, сравнении, оценке своих сил, принятии решений, и вцелом превращении информации в идеи и знания.
 
Источник: Keith Harrison-Broninski - Human Processes

 
It's possible to shrink this whole post to single phrase. "Manage people, not tasks".
 
Actually that's all. But if anything inside you tweaks when you think of this phrase, I propose to go a bit deeper. Do you agree with "Product equals team" statement? Same statement can be told more scientifically: "Project quality equals quality of development process".
 
Well, you can agree or disagree with the last words - it's your own business. But it's the basis of all current project management science. Six Sigma, Toyota Production System, TQM - all these techniques are results of same idea, that in its strongest variant sounds as "Product equals team". Especially this is the case in knowledge-intensive organizations, where the only resource is people.
 
From "team collaboration" up to TPS is actually not that long way. Beforehand, there was "human collaboration", which is called now Human Interactions Management. Later this idea grew into Business Process Management. So, to start building Toyota, you should start from your team. Your people.
 
When choosing between giving a fish and providing a man with a fish rod, we tend to the second solution. When applied to team work. Instead of pre-organized set of instructions and communication formats, we push people towards people starting to make arrangements. Those arrangements then may be written down, prove their effectiveness and become "roles". This is somehow more complicated team-building process, but it leverages every single team member in mid-term and long-term. Because product equals team.
 
As William Joyce wrote in his book "What Really Works: The 4+2 Formula for Sustained Business Success", there're 4 success factors for success:

• Strategy: build strong strategy, focused on growth, and stick to it.
• Execution: organize excellent practical implementation of your strategy
• Culture: develop corporate culture, oriented on reaching high goals
• Structure: support "flat" and mobile organization structure

 
 Two of four points relate solely to people and interactions inside the team!
 
At the beginning of work, team builds up the process of enabling collaboration and agreements (important people qualities: creativity and trust). Later each team member works on constantly testing the format of collaboration (with full responsibility and intelligibility). And only on the third step, company agreements and process formats become a part of system, part of enterprise software. "System" comes after human collaboration, not before. That's what Agile Manifesto says: "People and interactions over processes and tools".
 
That's exactly the idea behind Comindwork. Using basic agreements, you can create synergy in your team, which is really the essence of team work. 2+2 = 5, i.e. 4 people together do more then 4 people working separately. For steady businesses we provide custom workflows processes and tools. Which can only be working on the basement of trust, constant improvement, and responsibility of every person for both result and process of project development.

Можно всю эту статью ужать до одной фразы. Manage people, not tasks. Управляйте людьми, а не задачами.

Этим все сказано. Но если внутри вас, когда вы читаете, еще что-то ёкает, остались сомнения, - предлагаю пойти немного вглубь. Вы согласны с фразой "проект - это команда"? Это же можно сказать более научно: "качество результата проекта эквивалентно качеству процесса".

Если не согласны с последним, это ваше дело. Потому что на этой идее построена вся современная научная часть управления проектами. Six Sigma, Toyota Production System, TQM - это все результат той же идеи, которая в своем самом жестком варианте звучит так. "Проект - это команда". Особенно читывая, что фактически единственный инструмент и ресурс в информационном бизнесе - это люди.

От "командной работы" до TPS в действительности не так далеко. Сначала появилось управление командной работой, HIM (Human Interactions Management), потом уже возникло управление бизнес-процессами, BPM (Business Process Management). Так что начинать выстраивать Тойоту из своей компании нужно с команды. С людей.

Выбирая между подходами "дать рыбу" и "дать удочку" мы больше склоняемся к второму решению. Применительно к командной работе. Вместо прописанных заранее должностных инструкций и форматов сообщений, мы способствуем тому, чтобы люди начинали договариваться. И писать о результатах своих договоренностей, создавать все время форматы и "роли". Это более сложный командообразующий процесс, но в долгосрочной перспективе он приносит свои плоды. Потому что проект - это команда.

Как утверждает Уильям Джойс в книге "Формула устойчивого успеха в бизнесе 4+2", есть 4 фактора успеха бизнеса:

1. Стратегия: разрабатывайте четко сформулированную и сфокусированную на росте стратегию и придерживайтесь ее
2. Выполнение: организуйте безупречную практическую реализацию стратегии
3. Культура: развивайте и поддерживайте корпоративную культуру, ориентированную на достижение высоких результатов
4. Структура: разрабатывайте и поддерживайте "плоскую" и подвижную организационную структуру.

Два из четырех пунктов относятся исключительно к людям и внутренней структуре организации!

Для начала в команде выстраивается процесс сотрудничества и переговоров (важные качества: творчество и доверие). Затем каждый участник команды работает с внутренним желанием удерживать формат (ответственность, четкость). А уже только потом форматы процессов формализируются и "зашиваются" в систему, в ПО. Система - "после" человеческого взаимодействия, не "до". Именно об этом говорит Манифест быстрой разработки, Agile Manifesto: "Люди и взаимодействия важнее чем процессы и инструменты".

Эта идея и лежит в основании Comindwork. Используя базовые договоренности, можно достичь синергии в работе, то есть истинно командной работы. А уже потом мы предлагаем инструменты настройки процессов. Уже на базисе доверия, постоянного улучшения, ответственности каждого участника как за результат, так и за поддержку процесса.

Русский перевод книги, которая нас побудила создать эмо-лог, "Программируем командный дух", сильно искажает суть.
 
Предполагаемое действие: каждое утро, начиная работу, сообщите о своих чувствах, о своем состоянии, всей команде.
 
Русское название: Паттерн "Вход"
Английское название: check-in
 
Программисты, когда слышат "check-in", сразу понимают важность этого действия. Вход в команду - это как погружение в проект. "Я вхожу", говорит каждый человек. И то действие, который каждый участник команды выполняет - это "настройка". Сонастройка, без которой ты не можешь быть уверен в адекватности своих действий действиям команды.
 
Интересно, что космонавты тоже используют термин "check-in", когда выходят на связь с Землей. Вошел в среду, в проект, в процесс - доложи об этом.
 
Я чувствую радость и драйв, потому что это все невероятно увлекательно.

Is it easy to manage  a project? It is definitely not, is it easy to manage businesses? We all know it isn't, but like in any other field there are some written and unwritten rules, that helps to survive and just do business, so here are some business management tips that gathered from different resources: 

• You must have a written short term and long term business plan
• You need to know the exact expense you have to make a sale (or perform a service)
• All the time keep an eye on resources, manage your resources wisely
• Analyze your competitors and customers, if you don't know who you are competing with and for whom you are doing it, your business is likely to fail
• Manage your and your teams knowledge - training sessions, collaboration tools, use anything that can helps your team to share knowledge better
• Remember that every employee first of all is an individual - happy and motivated individuals=happy team, happy team=effective work etc. 
• Review your business, marketing and financial strategies monthly
• Make a difference - whatever you do, you need to make it better with you, then without you
• Learn from mistakes (yours and others) - failing is not an option, although you learn a lot
• Finally - love your business

As it is written in Wikipedia - "management in business is simply the act of getting people together to accomplish desired goals" and I am sure that our online project management software will help you to manage your business and projects more effectively, saving you time, thus saving you money. I think that everyone who has dealt with business management have their "own way of doing things", so feel free to share your knowledge with us and keep CoMindWorking :)